PENERAPAN MANAJEMEN PADA KEHIDUPAN MAHASISWA

I. Pendahuluan

Seperti yang diketahi juga, ilmu manajemen sangatlah penting bagi kita. Namun diantara kita, masih belum ada yang tahu kenapa kita perlu mempelajari manajemen.

Tahu kah kita kalau di dalam diri kita terdapat delapan kecerdasan ?

"Howard Garnerd mengatakan bahwa setiap individu memiliki delapan kecerdasan dalam dirinya yang diistilahkan dengan Multiple Intelegence, yaitu kecerdasan: Linguistik, Matematis-Logis, Spasial, Kinestetik-Jasmani, Musikal, Interpesonal, Intrapersonal, dan Naturalis. Setiap kecerdasan secara parsial memiliki ciri dan cara tersendiri dalam mengelola informasi yang masuk ke dalam otak seseorang, namun untuk mengeluarkannya kembali seluruh kecerdasan bersinergi dalam sata kesatuan yang unik. Hal ini membuat seseorang mampu meningkatkan kemampuannya secara optimal."

Pemikiran Garner ini tentunya akan sangat efektif bila dikembangkan menjadi strategi pembelajaran, khususnya untuk meningkatkan kualitas pembelajaran yang selama ini hanya mengacu pada domain belajar yang dikemukakan Bloom, yaitu kognitif, psikomotor dan afektif.

Peningkatan mutu Pendidikan tampaknya masih merupakan isu sentral yang terus digulirkan oleh Pemerintah sejak masa lampau. Memang iutlah Pendidikan, setiap saat harus mencari wujudnya yang baru untuk menghadapi perubahan yang terus menerus. Dengan demikian sesungguhnya apa yang telah dilakukan oleh Pemerintah adalah hal yang konsisten dengan tuntutan perubahan tersebut, hanya saja upaya-upaya yang dilakukan lebih cenderung bersifat gradual dari pada perencanaan yang sistematis berdasarkan kebutuhan si pelajar.

Pendidikan tinggi, menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 60 Tahun 1999, dengan tujuan pendidikan tinggi adalah sebagai berikut:

a. Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memliki kemampuan akademik atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi dan kesenian.

b.  Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kesenian serta mengupayakan penggunaanya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan Nasional.

Pendidikan tinggi terdiri atas pendidikan akademik dan pendidikan profesional. Pendidikan akademik merupakan pendidikan yang diarahkan, terutama pada penguasaan ilmu pengetahuan, sedangkan pendidikan profesional merupakan pendidikan yang diarahkan terutama pada kesiapan penerapan keahlian tertentu.

Kedua jenis pendidikan masing-masing, dibagi sebagai berikut:

1. Pendidikan Akademik: a. Program Sarjana, b. Program Pascasarjana: 1) Program Magister, 2) Program Doktor.

2. Pendidikan Profesional: a. Program Diploma 1, b. Program Diploma II, c. Program Diploma III, d. Program Diploma IV.

Sedangkan Perguruan Tinggi menyelenggarakan Pendidikan Tinggi, peneliti, serta pengabdian kepada masyarakat. Pengabdian kepada masyarakat merupakan kegiatan yang memenfaatkan ilmu pengetahuan dalam upaya memberikan sumbangan demi kemajuan masyarakat. Perguruan Tinggi dapat berbentuk Akademik, Politeknik, Sekolah Tinggi, Institut / Universitas.

II. Prinsip-Prinsip Manajemen Dasar

2.1 Prinsip Dasar Manajemen

Untuk dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien maka harus didasarkan pada prinsip-prinsip manajemen.

Prinsip manajemen adalah dasar-dasar atau pedoman kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan.

Dalam prakteknya harus diusahakan agar prinsip-prinsip manajemen ini hendaknya tidak kaku, melainkan harus luwes, yaitu bisa saja diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.

Menurut Henry Fayol, prinsip-prinsip dasar manajemen terdiri dari tiga belas macam, yaitu:

- Pembagian kerja yang berimbang

Dalam membagi-bagikan tugas dan jenisnya kepada semua kerabat kerja, seorang manajer hendaknya tidak bersifat pilih kasih atau pilih bulu, melainkan harus bersikap sama baik dan memberikan beban kerja yang berimbang.

- Pemberian kewenangan dan rasa tanggung jawab yang tegas dan jelas

Setiap kerabat kerja atau karyawan hendaknya diberi wewenang sepenuhnya untuk melaksanakan tugasnya itu dengan baik dan mempertanggung jawabkannya kepada atasan langsung.

- Disiplin

Disiplin ialah kesedian untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata (bekerja sesuai dengan jenis pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya) berdasarkan rencana, peraturan dan waktu (waktu kerja) yang telah ditetapkan.

- Kesatuan perintah

Setiap karyawan atau kerabat kerja hendaknya hanya menerima satu jenis perintah dari seorang atasan langsung (mandor/kepala seksi/kepala bagian), bukan dari beberapa orang yang sama-sama merasa menjadi atasan para karyawan/kerabat kerja tersebut.

- Kesatuan arah

Kegiatan hendaknya mempunyai tujuan yang sama dan dipipin oleh seorang atasan langsung serta didasarkan pada rencana kerja yang sama (satu tujuan, satu rencana, dan satu pimpinan).

- Mendahulukan kepentingan umum di atas kepentingan pribadi

Ketika seseorang sedang bekerja sebagai kerabat kerja, maka semua kepentingan pribadi harus dikesampingkan/diabaikan atau disimpan dalam hati.

- Penggajian

Pemberian gaji dan cara pembayarannya hendaknya diusahakan sedapat mungkin bisa memuaskan.

- Pemusatan wewenang (sentralisasi)

Wewenang atau kewenangan untuk menentukan kebijaksanaan umum hendaknya dipegang oleh administrator (sentralisasi/dari pusat).

- Jenjang jabatan (hirarki)

Para karyawan harus tunduk dan taat kepada mandor, para mandor harus tunduk dan taat kepada kepala seksi (manajemen tingkat rendah), para kepala seksi harus tunduk dan taat kepada kepala bagian (manajemen tingkat menengah) dan para kepala bagian harus tunduk dan taat kepada administrator (manajemen tingkat atas).  

- Keadilan

Segenap karyawan harus dianggap sama pentingnya dan sama baiknya serta kalau terjadi perselisihan antar mereka tidak boleh ada yang dibela, melainkan harus dilerai melalui musyawarah dan mufakat berdasarkan rasa kekeluargaan.

- Pemantapan jabatan

Setiap pejabat atau karyawan hendaknya tidak sering diubah-ubah tugas dan jabatannya.

- Prakarsa

Prakarsa atau inisiatif yang timbul di kalangan kerabat kerja hendaknya mendapat penghargaan/sambutan yang layak.

- Solidaritas atau rasa setia kawan

Rasa setia kawan biasanya muncul berkat kerja sama dan hubungan baik antar kawan. Hal ini hendaknya dimanfaatkan untuk kepentingan-kepentingan yang positif, konstruktif dan rasional.

2.2 Sistem Mutu Dalam Bidang Pendidikan

Suatu sistem (jaminan) mutu dalam bidang pendidikan, pada umumnya memuat unsur-unsur sebagai berikut:

- Rencana strategis

Rencana strategis memberi visi, misi dan tujuan suatu perguruan tinggi dalam jangka panjang serta memberikan arahan terhadap pelaksanaan seluruh program operasional yang disusun tahun demi tahun. Rencana strategis mengidentifikasi sasaran pasar, positioning dan budaya yang diinginkan dalam memproduksi produk (lulusan) untuk memenuhi pasar tersebut. Rencana strategis sangat penting untuk pencapaian mutu pelayanan sebab hanya perencanaan yang dapat memberikan perspektif keadaan persaingan di masa mendatang.

- Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu merupakan acuan umum bagi program-program utama yang semestinya disusun untuk mengantisipasi kebutuhan dan persyaratan mutu masyarakat. Kebijakan ini seyogyanya merupakan persyaratan kepada masyarakat tentang komitmen perguruan tinggi untuk memuaskan harapan pelanggan baik internal maupun eksternal. Kebijakan mutu harus terdokumentasi, dikomunikasikan kepada seluruh staf (akademik dan non akademik) agar dipahami dan selanjutnya memberikan komitmen pada implementasinya.

- Tanggung Jawab Manajemen

Unsur ini meletakkan peranan dan tanggung jawab manajemen puncak, manajemen madya dalam sistem mutu. Harus ditetapkan juga anggota tim senior yang memimpin pelaksanaan program perbaikan mutu.

- Organisasi Mutu

Ruang lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab kelompok pengarah untuk mengimplementasikan sistem mutu perlu ditetapkan kelompok atau tim ini diperlukan untuk:

1. Mengarahkan langkah awal perbaikan mutu,

2. Mengelola perubahan budaya mutu,

3. Mendukung dan mengendalikan kegiatan-kegiatan unit kerja dalam langkah awal tersebut.

4. Memonitor perkembangan program perbaikan mutu.

Fungsi tim dalam melaksanakan program dan pemecahan masalah merupakan titik berat dari langkah awal perbaikan mutu. Dukungan, kepemimpinan dan sumberdaya serta adanya pelatihan tim diperlukan untuk menyukseskan gerakan awal ini.

- Pemasaran dan Publikasi

Suatu institusi pendidikan, misalnya perguruan tinggi perlu memberikan informasi yang jelas mengenai program-program studi yang ditawarkan secara lengkap. Informasi ini harus didokumentasikan dengan baik dan mudah diperoleh. Bahan-bahan pemasaran (sales kits) seperti selebaran, leaflet, brosur, iklan dan sebagainya harus dibuat dengan jelas dan tepat serta secara teratur diperbaharui.

- Seleksi Masuk

Seleksi masuk merupakan tahapan sangat penting dalam proses pendidikan. Meskipun tidak ada data pendukung, tetapi pengaruh mutu bahan mentah (calon mahasiswa) terhadap mutu lulusan sangat besar.

Prosedur seleksi masuk ke perguruan tinggi harus didokumentasikan dengan baik dan di review secara teratur. Hal-hal yang perlu didokumentasikan mencakup pedoman seleksi, surat lamaran asli (termasuk lampirannya), hasil wawancara, daftar nama.

- Rancangan Kurikulum

Rancangan kurikulum mencakup maksud dan tujuan setiap program studi dan spesifikasinya secara rinci, harus didokumentasikan. Studi prosedur pembukaan/program penetapan harus ada dan didokumentasikan. Spesifikasi meliputi silabus dan satuan acara perkuliahan/praktikum harus disahkan oleh pejabat tertentu.

Adanya masukan dari mahasiswa, alumni dan ‘’client’’ bagi rancangan kurikulum merupakan bagian sistem mutu yang perlu didokumentasikan dengan baik. Tinjauan secara periodic dalam rangka meningkatkan relevansi dengan dunia kerja perlu diatur secara berkala.

- Pelaksanaan Kurikulum

Pelaksanaan kurikulum juga merupakan tahapan penting dalam proses pendidikan. Metode pengajaran harus dimantapkan dan dijelaskan dalam prosedur-prosedur yang harus diikuti dalam pelaksanaan setiap aspek program studi. Berbagai catatan dalam kaitan ini perlu dipelihara dan didokumentasikan dengan baik, antara lain, jadwal kuliah/praktikum, ‘’course submissions’’, kerangka kerja, catatan kerja, catatan penilaian, rencana kerja dan catatan-catatan prestasi kerja. Demikian pula catatan-catatan kegagalan dan kinerja di bawah standard dan tindakan koreksi yang diambil harus didokumentasikan.

Sistem yang dikembangkan untuk membantu memecahkan masalah-masalah pembelajaran juga perlu didokumentasikan. Rincian penilaian formatif dan sumatif serta kriteria untuk kelulusan dan ‘’grading’’ mahasiswa merupakan unsur yang penting dalam pelaksanaan kurikulum.

- Manajemen Pembelajaran

Proses yang dilaksanakan dalam rangka pengelolaan program dan kurikulum perlu dispesifikasi, termasuk pengaturan untuk kerja tim. Peranan dalam tim, wewenang dan tanggung jawab perlu dijelaskan dengan baik. Paparan audit dari pihak luar merupakan bukti yang baik bila tersedia untuk memberikan gambaran, mutu manajemen pembelajaran.

- Penyusunan, Pelatihan dan Pengembangan Staf

Staf perguruan tinggi harus sesuai dengan tugasnya. Perlu dibuat prosedur seleksi dan rekruitmen staf, pengukuran prestasi kerja, peningkatan inovasi dan kebijakan pengembangan karir.

Pengembangan staf memerlukan perencanaan dan proses analisis kebutuhan serta sistem monitoring dan evaluasi efektivitas program pelatihan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Perlu dilakukan standarisasi bagi kualifikasi staf untuk melaksanakan setiap program studi.

- Monitoring dan Evaluasi

Siklus umpan balik sangat vital peranannya untuk menilai dan menjamin mutu pendidikan. Sistem mutu dalam kaitan ini mendokumentasikan mekanisme evaluasi yang digunakan instansi untuk memonitor hasil yang dicapai individu-individu dan keberhasilan program yang dilaksanakannya.

Keikutsertaan mahasiswa dalam penilaian kemajuannya sendiri dan pengalaman mereka mengikuti program merupakan unsur penting dalam proses penilaian. Metode yang digunakan dapat terdiri dari analisis dari catatan pencapaian hasil, review meeting, penyebaran kuesioner dan internal audit.

- Pengaturan Administrasi

Perguruan tinggi perlu mendokumentasikan prosedur-prosedur administrasi yang penting meliputi daftar mahasiswa, catatan-catatan mahasiswa, jadwal, prosedur kesehatan dan keamanan, ‘’examination entries and result’’ dan sistem keuangan.

Proses pengendalian dokumen penting, namun perlu melakukan spesifikasi terhadap dokumen-dokumen kunci agar tidak terlalu menitik beratkan kepada catatan. Dokumen kunci meliputi silabus terbaru, dokumen persetujuan dan pengesahan, catatan kemahasiswaan, catatan penilaian dan hasil ujian, catatan notulen rapat penting dan sebagainya.

- Review Manajemen Institusi

Perguruan tinggi harus mempunyai suatu cara untuk mengevaluasi keseluruhan kinerja (total performance). Kegiatan ini dapat dilakukan oleh pemeriksa dari luar. Namun demikian, bisa saja diputuskan bahwa perguruan tinggi melakukan audit sendiri dengan melibatkan pihak luar.

Sistem Mutu ISO-9000

ISO, singkatan dari International Organization for Standardization atau Organisasi Standarisasi International yang merupakan organisasi non pemerintah dan anggotanya terdiri dari badan-badan standarisasi nasional beberapa negara. Sistem mutu ISO-9000 adalah suatu bakuan mutu proses yang berlaku secara internasional. Bakuan mutu ini awalnya dibuat khusus untuk dunia industri, dimana untuk menghasilkan produk yang diharapkan harus dijamin oleh proses yang baku. Dokumen Sistem Manajemen Mutu yang disusun harus mencakup:

1. Kebijakan mutu dan sasaran mutu.

2. Manual mutu, yang terdiri dari struktur organisasi lembaga, struktur organisasi mutu, uraian wewenang dan tanggung jawab fungsi mutu, garis besar sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh institusi, serta prosedur-prosedur yang disyaratkan.

3. Semua dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk memastikan keefektifan pengoperasian dan pengendalian proses. Bisa berbentuk strategi organisasi, prosedur kerja, peraturan/tata tertib.

4. Catatan mutu yang disyaratkan, berisi daftar dokumen yang perlu disimpan, berapa lama penyimpanan serta disimpan oleh siapa.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9000, menggunakan 8 klausul/prinsip utama, sebagai berikut:

* Prinsip 1 : Fokus Pelanggan (Customer Focus)

Keberadaan organisasi sangat bergantung pada pelanggannya dan tanpa pelanggan organisasi tidak akan dapat bekerja. Kita harus berusaha mengerti dan memahami kebutuhan dan harapan yang diinginkan pelanggan. Tak lepas sebagai instansi pemerintah, terutama yang melaksanakan pelayanan publik. Publik adalah pelanggannya yang harus dilayani. Instansi pelayanan publik harus menetapkan fokus pelanggan sebagai perhatian utama dengan bentuk komunikasi yang efektif untuk mencari apa dan bagaimana kebutuhan dan harapan pelanggan.

* Prinsip 2 : Kepemimpinan (Leadership)

Setiap Pimpinan harus menunjukkan kepemimpinannya atau ketauladanannya dengan komitmen yang konsisten bagi penerapan sistem manajemen mutu dalam organisasi. Pimpinan harus dapat menciptakan suatu lingkungan yang kondusif dan serasi dengan melibatkan semua karyawan dalam mencapai sasaran mutu organisasi. Ketauladanan untuk konsisten menerapan sistem manajemen mutu akan meningkatkan kinerja organisasi, sehingga semua karyawannya termotivasi untuk selalu bekerja efektif dan efisien dengan sistem manajemen mutu.

* Prinsip 3 : Pelibatan Karyawan (Involvement of People)

Sisitem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan secara sendiri, semua personil dalam organisasi harus terlibat. Karyawan yang melaksanakan kegiatan proses produksi pada semua tingkatan harus dilibatkan dalam sistem manajemen mutu agar penerapannya efektif. Karyawan akan merasa terlibat dan termotivasi melaksanakan system manajemen mutu sebagai keputusan strategis untuk mencapai kinerja prima dan mampu memuaskan pelanggannya. Karyawan merupakan esensi dari organisasi dalam rangka kebutuhan bagi penerapan sistem manajemen mutu yang harus ditingkatkan kesejahteraan mereka.

* Prinsip 4 : Pendekatan Proses (Process Approach)

Penerapan sistem manajemen mutu diawali dengan mengidentifikasi dan menetapkan proses kerja yang harus dilaksanakan secara konsisten dan berkelanjutan. Rencana dan kendali proses harus ditetapkan secara efektif untuk mencegah penyimpangan dan ketidaksesuaian yang bakal terjadi. Proses merupakan urutan beberapa kegiatan atau suatu set kegiatan yang memerlukan sumber daya untuk mengubah masukan menjadi bentuk keluaran yang sesuai dengan yang diinginkan atau direncanakan. Tujuan pendekatan proses adalah untuk memudahkan pengukuran dan pengendalian mutu dan penyediaan sumber daya yang cukup sesuai spesifikasi yang ditetapkan secara efektif dan efisien.

* Prinsip 5 : Pendekatan sistem pada manajemen (System Approach to Management)

Setiap pimpinan harus merencanakan dan mengembangkan sistem yang sesuai untuk memenuhi persyaratan. Setiap aktivitas dalam organisasi harus dilandasi dengan sistem yang harus dikomunikasikan kepada semua karyawan dalam organisasi. Pimpinan harus mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling berhubungan ini sebagai sebuah sistem yang berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Manfaat yang dicapai adalah menciptakan kendali yang efektif dalam sistem dan pendokumentasian yang terencana, sehingga mampu menghasilkan mutu produk/jasa pelayanan secara keseluruhan memenuhi persyaratan pelanggan.

* Prinsip 6 : Perbaikan berkesinambungan (Continual Improvement)

Prinsip perbaikan berkesinambungan harus diarahkan pada semua karyawan, karena tak seorangpun mampu menjalankan sistem dengan sempurna. Semua karyawan harus dapat belajar dari kesalahan dan secara terus menerus harus memperbaiki sistem kerja tersebut. Perbaikan yang berkesinambungan merupakan bagian dari peningkatan kinerja organisasi untuk mencapai sasaran mutu.

* Prinsip 7 : Pendekatan Fakta untuk membuat keputusan (Factual Approach to Decision Making)

Keputusan yang efektif harus didasarkan pada analisis data pengukuran dan informasi obyektif sesuai fakta yang valid, jelas dan tidak bias. Analisis data dari berbagai sumber yang jelas dan terdokumentasi untuk menentukan kinerja organisasi sesuai rencana, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan, disamping untuk menetapkan keputusan dan tindaklanjut yang diperlukan. Data dan informasi tersebut harus dapat diolah dengan metoda statistik yang sesuai.

* Prinsip 8 : Hubungan Pemasok yang saling menguntungkan (Mutually Beneficial Supplier Relationships)

Pemasok atau Penyedia Jasa merupakan unsur yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan suatu organisasi. Pemasok merupakan bagian dari system manajemen mutu organisasi yang harus dikendalikan untuk mencapai suatu nilai hubungan yang saling bermanfaat dan saling menguntungkan dalam menghasilkan produk/jasa bermutu. Komunikasi yang jelas dengan Penyedia Jasa agar selalu konsisten menerapkan sistem manajemen mutu. Kerjasama yang strategis antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa akan menjamin kehandalan proses kerja dengan hasil produk/jasa secara tepat waktu, biaya yang murah dan memenuhi standar spesifikasi yang ditetapkan.

2.3 Penerapan prinsip manajemen dalam meningkatkan mutu perguruan tinggi

- Bertekad menjadi PT yang bermutu

· Menjadi bermutu itu harus dengan niat dan dilanjutkan dengan usaha.

· Pengakuan orang lain ( Mahasiswa, Sejawat dan Masyarakat ) bahwa PT kita adalah PT bermutu merupakan kunci ke arah masa depan yang cerah.

- Adopsi filosofi mutu

· Perguruan tinggi yang bermutu adalah yang dapat memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat. Kebutuhan masyarakat adalah berkembangnya SDM bermutu dan tersedianya informasi, pengetahuan dan teknologi yang dapat meningkatkan taraf hidup. Sehingga Perguruan tinggi yang bermutu adalah yang secara keseluruhan memberi kepuasan kepada masyarakat. Kepuasan tersebut dapat berasal dari :

1. Tujuan - tujuan PT yang bisa dimengerti, dan yang berhubungan dengan kebutuhan dan harapan masyarakat.

2. Kegiatan - kegiatan PT yang sesuai dengan tujuan - tujuan tersebut di atas.

3. Menyaksikan dan merasakan hasil - hasil yang dicapai PT, seperti: Proses belajar-mengajar yang teratur dan lancar, Dosen- dosen yang produktif dan efisien, PT yang slalu berperan aktif dalam memajukan Bangsa dan Negara, lulusan - lulusannya berprestasi cemerlang di masyarakat. Dan lain sebagainya.

· Para lulusannya merasakan manfaat pendidikannya dalam meniti karirnya masing-masing.

- Fokus pada pelanggan

· Perhatian PT selalu dipusatkan pada kebutuhan dan harapan para pelanggannya: mahasiswa, masyarakat, industri, pemerintah, dll.

· Tugas utama PT adalah memenuhi dan memuaskan kebutuhan dan harapan para pelanggannya. Untuk ini perguruan tinggi harus dapat : mengetahui ciri-ciri pelanggan - pelanggannya, mengidentifikasi dan menganalisa kebutuhan dan harapan pelanggan.

- Pendekatan kerjasama kelompok

· Hasil pemikiran dan kerja kelompok selalu lebih baik dari hasil orang seorang. Prestasi PT bukanlah hasil individu, tetapi hasil kerja banyak orang. Tumbuh dan kembangkan sistem kerja kelompok ini. Kelompok pimpinan, kelompok dosen, kelompok karyawan, kelompok mahasiswa, dan kelompok campuran orang – orang tersebut. Pertemukan orang – orang itu. Kelompok pengajar harus bekerjasama menyusun strategi untuk bisa membelajarkan mahasiswa secara efektif dan efisien. Satu atau dua pengajar saja yang “mengajar” secara baik tidaklah cukup. Semua pengajar seharusnya bekerjasama agar semuanya dapat menjadi pengajar yang baik.

Contoh :

1. Kelompok Pengajar - Mahasiswa : Pengajar dan mahasiswanya harus bisa bekerja sebagai tim yang efektif untuk mencapai tujuan belajar-mengajar. Pengajar dan mahasiswa mempunyai tujuan yang sama dari proses belajar-mengajar. Pengajar ingin menjadi pengajar yang baik, dan mahasiswa ingin belajar secara efektif. Pengajar tidak bisa dikatakan sebagai pengajar yang baik bila mahasiswanya tidak bisa belajar dengan baik. Sebaliknya mahasiswa akan sulit belajar dengan baik bila pengajarnya tidak baik. Sebagai anggota kelompok atau tim mereka harus kenal satu sama lain secara baik melalui interaksi yang sering dan intensif, yang kemudian akan menghasilkan adanya proses belajar mengajar yang efektif dan efisien.

2. Tim Perbaikan Mutu : Sesuatu yang perlu diperbaiki mutunya bisa menjadi obyek penugasan bagi sekelompok dosen atau karyawan yang akan bekerjasama dalam suatu tim. Tim ini diberi kewenangan untuk mencari upaya agar mutu tadi menjadi lebih baik. Bila cara perbaikan itu kemudian disetujui oleh pimpinan, maka tim itu ditugasi untuk melakukan perbaikan. Tim-tim itu sebelumnya dilatih bagaimana cara bekerja-sama yang efektif dan efisien dalam tim.

- Kepemimpinan yang membantu

    Bekerja yang bermutu itu tidak mudah, apalagi kalau harus bekerja sendiri. Karena itu ada pimpinnan yang bertugas memotivasi, mengarahkan dan mempermudah serta mempercepat proses perbaikan mutu kinerja bagi orang-orang itu. Bekerja perlu motivasi, motivasi bisa berasal dari dalam diri sendiri (intrinsic motivation), tetapi juga bisa berasal dari luar (extrinsic motivation). Yang dari luar ini antaranya berasal dari pimpinan. Dengan motivasi yang kuat, proses belajar bekerja yang bermutu dapat berjalan dengan cepat dan lancar. Pimpinan bertugas sebagai motivator dan fasilitator motivator dan fasilitator bagi orang - orang yang bekerja di bawah pengawasannya. Dalam organisasi, setiap atasan berfungsi sebagai pemimpin. Dialah yang diharapkan mempengaruhi perilaku kerja dari orang-orang yang dipimpinnya . Oleh karena itu dia harus memiliki jiwa kepemimpinan. Kepemimpinan dalam organisasi tidak asal bisa mempengaruhi perilaku orang, tetapi pengaruh yang bersifat memberdayakan orang. Kepemimpinan atasan seharusnya memberdayakan orang-orang, sehingga mereka akan menjadi lebih mampu melaksanakan tugas pekerjaannya dengan cara yang lebih baik dan hasil yang lebih bermutu. Kepemimpinan yang membuat orang merasa lebih berdaya adalah kepemimpinan yang membantu.

- Komitmen pada Mutu

· Harus ada kesadaran dan keyakinan akan perlunya mutu kinerja, dan karenanya perlu ada tekat dan rasa keterikatan yang kuat untuk menjaga dan meningkatkan mutu kerja. Pengajaran, penelitian, administrasi, dll yang tak bermutu kadang-kadang sama nilainya dengan tanpa kerja. Pendidikan dan penelitian yang tak bermutu bisa berakibat lebih jelek dari tanpa pendidikan dan penelitian. Komitmen yang kuat pada mutu PT akan menggerakkan usaha yang terus - menerus untuk meningkatkan mutu, dan tidak akan menyerah pada kendala-kendala dan kesulitan-kesulitan lain yang menghadang.

- Memperbaiki Mutu Perguruan Tinggi secara berkelanjutan

· Tekad untuk meningkatkan mutu perguruan tinggi harus dibuktikan dengan adanya usaha-usaha nyata memperbaiki mutu. Tidak hanya sekali memperbaiki dan selesai, tetapi sedikit demi sedikit secara terus-menerus. Mutu perguruan tinggi tidak ada langit-langitnya, karena itu tidak mungkin meningkatkan mutu sekaligus dan selesai. Setiap kali perlu ditetapkan standar mutu dari sesuatu yang ingin dicapai. Standar mutu tridarma dan administrasi PT ini perlu ditingkatkan sedikit demi sedikit sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.

- Keputusan berdasarkan data dan fakta

· Sebelum melakukan berbagai perbaikan mutu pendidikan / pengajaran harus melewati bermacam pengambilan kesimpulan, penilaian, dan keputusan. Semua itu harus diambil/dibuat berdasarkan fakta yang ada dan atau data yang tersedia. Tanpa itu kesimpulan dan keputusan itu akan mengandung kelemahan dan keraguan, sehingga pelaksanaannya pun akan ragu-ragu. Mengidentifikasi masalah pengajaran di kelas juga perlu didasari oleh berbagai data dan fakta. Misalnya nilai rata-rata kelas, jumlah mahasiswa yang bertanya waktu kuliah, jumlah kehadiram mahasiswa, buku yang tersedia di perpustakaan, dll.

- Program belajar sambil bekerja

· Pekerjaan di PT jangan dilihat sebagai pekerjaan rutin yang sama saja dari waktu ke waktu. Ini bisa membosankan. Sebaliknya bila kerja akademis dan administrasi itu dilihat sebagai tantangan yang harus dicermati, maka selain akan selalu menarik juga akan menggugah pelakunya untuk mencari dan mencoba prosedur prosedur - prosedur lain yang sekiranya akan lebih efektif dan lebih baik mutunya. Setiap kegiatan di PT direncanakan dengan baik, dilaksanakan dengan cermat, dan hasilnya dievaluasi dibandingkan dengan standar mutu yang ditentukan sebelumnya. Carilah instruktur atau tutor, meliputi materi, metode, prosedur, dll. Ini menarik, dan jauh dari membosankan.

- Alat dan Teknik untuk perbaikan mutu

· Data dan fakta yang ada dapat disajikan dengan berbagai alat dan teknik untuk bisa dianalisa dan disimpulkan. Flowchart, diagram tulang ikan, tabel, diagram pareto, gantt chart,medan gaya, histogram, afinitas, matrik, check sheet, brainstorming, dan lain-lain.

- Perbaikan Proses yang Preventif

· Rendahnya mutu biasanya lebih banyak disebabkan oleh kurang tepatnya prosedur yang menghasilkan adanya proses yang tidak mengeluarkan hasil seperti yang diharapkan. Oleh karena itu dari waktu ke waktu prosedur kerja yang digunakan di PT perlu ditinjau apakah mendatangkan hasil yang diharapkan. Bila tidak maka prosedur itu perlu diubah dengan yang lebih baik dan sesuai. Setiap prosedur kerja baru harus dicoba lebih dahulu. Kalau hasilnya memuaskan baru diadopsi. Dengan begitu dapat dicegah adanya kegagalan.

- Pengakuan dan Penghargaan

· Bagi pengajar, mahasiswa atau pegawai yang telah berusaha memperbaiki mutu pendidikan / pengajaran / pekerjaannya perlu diberi pengakuan dan penghargaan agar semua yang bersangkutan dengan perguruan tinggi itu terdorong untuk terus melakukan usaha-usaha perbaikan. Dosen - dosen muda dan karyawan dapat saja mencoba cara-cara kerja baru dan ternyata lebih efektif. Kalau ini terjadi maka seyogyanya usaha mereka itu diakui dan diberi penghargaan sepantasnya. Karena usaha Perbaikan mutu perguruan tinggi bukan monopoli pengajar dan pimpinan perguruan tinggi saja. Untuk mengajak partisipasi dari semua pihak, adanya system pengakuan dan penghargaan ini sangat penting.

- Perbaikan Prosedur Antar Fungsional

· Perguruan tinggi yang bermutu bukan hasil karya orang secara individual, tetapi hasil kerjasama beberapa orang yang bekerjasama. Orang-orang yang bekerjasama itu mungkin berbeda status dan fungsinya. Karena itu perlu ditingkatkan prosedur - prosedur yang menghasilkan kerjasama antar fungsi itu. Misalnya perlu dikembangkan prosedur yang lebih memudahkan kerjasama antar pengajar dengan mahasiswa, dengan teknisi, laboran, pustakawan, pegawai administrasi, dan dengan sesama pengajar. Prosedur yang memudahkan interaksi antar mereka ini perlu dikembangkan dan diperbaiki.

- Struktur yang mengundang partsipasi

Struktur adalah cara pengaturan yang mantap, yang memungkinkan sebanyak mungkin orang untuk berpartisipasi memperbaiki perguruan tinggi. Misalnya : rencanakan dan tradisikan adanya pertemuan antar pengajar dan mahasiswa untuk mereview proses Belajar.
   - Mengajar, dan berdiskusi dalam rangka mencari cara-cara yang lebih baik dan lebih efektif untuk mencapai pendidikan / pengajaran yang bermutu. Demikian pula pertemuan antara para pengajar dengan orang tua mahasiswa , alumni, para pengusaha, unsur pemerintah, tokoh masyarakat, dan para donatur.

III. Penutup


Jadi seorang mahasiswa harus bisa mengatur cara hidupnya atau Manajemen. Apabila seorang siswa tidak bisa mengatur cara hidupnya, maka siswa tersebut tidak akan bisa mencapai apa yang diinginkan.
Seperti yang dikatakan Garnerd, didalam diri seseorang terdapat 8 kecerdasan masing-masing, itulah yang telah melekat di dalam diri kita.

IV. Daftar Pustaka

Manullang, M, Dasar-dasar Manajemen, Ghalia Indonesia, Jakarta 1983
Mohammad Abdul Mukhyi, Pengantar Manajemen Umum, Penerbit Gunadarma, Depok, 1995
Sumber artikel www.wikipedia.com