Kegunaan Manajemen Informasi Dalam Perusahaan

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. A. Konsep Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa ahli SIM adalah:

• Robert G. Murdick & Joel E Ross

Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.

• Gordon B Davis

Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa:

1. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
2. Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.
3. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
4. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
   Kegiatan dari manajemen yang merupakan salah satu bagian dari SIM, yaitu:
   Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
   
   • Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut. 
   • Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
   • Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Berikut ini merupakan karakteristik dari SIM :

1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS (Computer Based Information   System/Sistem Informasi Berbasis Komputer).
2. Merupakan tujuan untukmempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi.
3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output.
4. Memberikan gambaran terhadap atitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi.

Kemampuan sebuah Sistem Informasi Manajemen, meliputi :
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.

Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Sebenarnya secara teori, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen (SIM), namun dalam praktek agaknya menjadi suatu kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer, sehingga timbulah sistem informasi berbasis komputer (CBIS). Berikut ini merupakan bagan yang menjelaskan SIM sebagai sub unit suatu sistem

Bagan diatas menunjukkan SIM sebagai subsistem Sistem Informasi Berbasis Komputer.

B. Faktor-faktor serta Indikator yang Menunjukkan Gagalnya SIM dalam Organisasi/Perusahaan
1. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan
          Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :

1. Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

2. Indikator Diperlukannya Pengembangan SIM
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Pembayaran gaji yang terlambat
4. Laporan yang tidak tepat waktu
5. Isi laporan yang sering salah
6. Tanggung jawab yang tidak jelas
7. Waktu kerja yang berlebihan
8. Ketidakberesan kas
9. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
10. Banyaknya pekerja yang menganggur
11. Kegiatan yang tumpang tindih
12. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
13. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
14. Persediaan barang yang terlalu tinggi
15. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
16. Biaya operasi yang tinggi
17. File-file yang kurang teratur
18. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
19. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
20. Investasi yang tidak efisien
21. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
22. Kapasitas produksi yang menganggur
23. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
24. DLL.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

TUGAS SOFTSKILL SEMESTER 3 - MINGGU 1 & 2

1. Dari Uraian singkat mengenaik definisi informasi yang anda ketahui. kebutuhan informasi apa yang sangat mendasar bagi suatu perusahaan dalam mengembangkan manajemennya?
Sebut dan Jelaskan Hal tersebut berikut contoh perusahaan yang memanfatkan informasi tersebut ( seperti contoh perusahaan SAMPOERNA. Cari contoh lainnya, minimal 1 perusahaan!)
2. Sebut dan Jelaskan Lima bentuk sumber yang dikelola oleh seorang Manajemen!
3. Elemen lingkungan adalah organisasi/individu yang berada di luar perusahaan dan mempunyai pengaruh langsung/tak langsung pada perusahaan. Sebut dan Jelaskan elemen-elemen lingkungan manakah yang dapat secara mudah berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan transmisi elektronik.

Jawaban:





1. informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.
Untuk sebuah perusahaan, pastinya membutuhkan informasi untuk mengembangkan manajemennya dan kebutuhan informasi yang sangat mendasar bagi suatu perusahaan dalam mengembangkan manajemennya adalah sebagai
1.pengaruh ekonomi internasional.
2.persaingan dunia.
3.batas waktu yang singkat.
4.kendala-kendala sosial
Selain itu juga suatu perusahaan membutukhan informasi tentang apa yang di butuhkan oleh masyarakat/ mengutamakan kualitas dan kebutuhan yang dibutuhkan oleh konsumen, agar produk atau jasa yang di buat  atau di hasilkan/ di tawarkan oleh perusahaan tersebut dapat dipasarkan dan di terima oleh masyarakat.
Contohnya adalah perusahaan Unicore Tiens
Didirikan tahun 1995 oleh Mr. Li Jinyuan di Tianjin, China, Tiens Group Co., Ltd. (Grup TIENS) yang memasuki pasar internasional tahun 1998 berhasil didaftarkan di NASDAQ pada bulan September 2003 dan secara resmi masuk ke dalam AMEX pada bulan April 2005. TIENS adalah perusahan multinasional yang spesialis di bidang retail, pariwisata, keuangan, perdagangan internasional dan E-bisnis.

2. Sumber yang di kelola manajemen

1. Sumber daya fisik : manusia,mesin,material,uang.
2. Sumber daya konseptual : informasi(termasuk data).

Peranan manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari peranan manajer maka perlu adanya usha penataan sumber daya termasuk didalamnya manajemen informasi yakni berupa:
-Sumber daya harus di susun sedemikian rupa sehingga setipa saat di perlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
-sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
-sumber daya harus selalu diperbaharui.

3. I. Perusahaan dan Pemerintah
Data yang dibutuhkan Perusahaan pada Pemerintah, antara lain : Data UU Tenaga Kerja, Data Peraturan Pemerintah. Sedangkan yang dibutuhkan Pemerintah pada perusahaan, antara lain : Data Laporan Pajak, Data  Jumlah Karyawan, dan Data Kebijakan Pemerintah.

   II.Perusahaan dan Pemasok

Data yang dibutuhkan Perusahaan pada Pemasok, antara lain : Data Daftar Barang, Data Produksi, Data Harga Jual, Data Keluar Masuk Barang, Data Kualitas Barang. Sedangkan data yang dibutuhkan Pemasok pada Perusahaan, antara lain : Data Profil Perusahaan, Data Pembelian Barang, dan Data Keuangan.
  III. Perusahaan dan Serikat Buruh
Data yang dibutuhkan Perusahaan pada Serikat Buruh, antara lain : Data Keanggotaan Serikat Buruh dan  Data Pribadi Serikat Buruh. Sedangkan data yang dibutuhkan Serikat Buruh pada Perusahaan, antara lain : Data Peraturan Kerja, Data Upah, Data Jabatan, dan Data Perusahaan.

  IV.Perusahaan dengan Masyarakat Global ( Bisnis )

Data yang dibutuhkan Perusahaan pada Masyarakat Global, antara lain : Data Profil Perusahaan, Data Legalitas Perusahaan, dan Data Perjanjian Kerjasama. Sedangkan data yang dibutuhkan Masyarakat Global pada Perusahaan, antara lain : Data Audit Internal, Data audit Eksternal, Data Administrasi, Data Legalitas Perusahaan, Data Profil Perusahaan. 

  V.Perusahaan dan Pesaing

Data yang dibutuhkan Perusahaan pada Pesaing, antara lain : Data Penjualan Pesaing, Data Sumber daya Manusia Pesaing, Data Sumber Daya Sistim pesaing dan Data Informasi Dari Customer tentang Pesaing. Sedangkan yang dibutuhkan Pesaing pada Perusahaan, antara lain : Data Profil, Data SDS, Data SDM.